AntoniusFirst (antoniusfirst) wrote in books_mindmap,
AntoniusFirst
antoniusfirst
books_mindmap

Category:

Как автоматизировать email-переписку

Пишу письма-напоминания почти каждый день. Если за двое суток не получил ответ я печатаю: «Привет! Вася, к сожалению не получил от тебя ответ на свое предыдущее письмо. Я очень его жду и без него не могу сделать то-то и то-то».

Бывает, Вася и после этого письма не отвечает. Я жду сутки и пишу: «Привет! Вася, я очень ценю твое время, но для меня очень важно получить от тебя ответ потому-то потому-то. Если ты мне не ответишь, наш заказчик уйдет в закат и мы его больше не увидим».


После второй итерации обычно отвечают. Если ответа нет — вот третья итерация еще через сутки: «Привет! Вася, если у тебя нет времени ответить, напиши, пожалуйста, к кому я могу обратиться. Задерживать ответ заказчику из-за наших внутренних проволочек считаю фуфуфу».

Между итерациями, разумеется, можно позвонить и уточнить судьбу письма. Но не всегда Вася сможет взять трубку. Или даже может специально ее не брать.

Если переписка не с коллегой, а с заказчиком — шаблон немного видоизменяется, но суть остается такой же: время — невосполнимый ресурс, если мы не получим ответ, наш проект затянется.

Некоторое время назад я задолбался набирать эти письма от руки и вспомнил про чудесную функцию — автозамена. Есть в любой операционной системе и некоторых приложениях, например, в ворде.

Я настроил автозамену для каждой итерации напоминания для коллег и для заказчиков. Алгоритм такой:

Нпмклл1 (напоминание коллеге в первой итерации) -> заменяется на «Привет! Вася, к сожалению не получил от тебя ответ на свое предыдущее письмо. Я очень его жду и без него не могу сделать

Нпмзкз1 (напоминание заказчику в первой итерации) -> заменяется на «Добрый день! Василий, к сожалению не получил от вас ответ на свое предыдущее письмо. Подскажите, актуален ли для вас вопрос? Очень жду от вас ответ.»

Аналогично по остальным итерациям.

Но и это не все. Чтобы не дать спуска Васе-коллеге или Василию-заказчику, у меня есть лист ожидания. Каждый вечер я проверяю письма без ответа и ставлю напоминалку в Гугл-календаре на через двое суток или сутки, в зависимости от номера итерации. Работает даже если позвонить кому-то с просьбой ответить на письмо. Это позволяет, во-первых, выглядеть обязательным человеком и не забывать о назначенной коммуникации, во-вторых, не отвлекаться в процессе работы, а в третьих просто достигать цели. Лист ожидания может быть первым шагом к устранению регулярного появления чувства вины из-за невыполненных обязательств.

На фото Вася после двух удачных итераций




Поделиться в соцсетях:
Tags: совет
Subscribe

Recent Posts from This Community

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic
  • 0 comments